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EDV-Strategie

Der Hintergrund

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Die EDV wird oft als ein notwendiges Übel angesehen, das meist nur Probleme und eine Menge Kosten verursacht. Entscheidungen für EDV-Investitionen, werden meistens aus einer konkreten Problemsituation heraus, weil es bereits alle haben oder weil ein Verkäufer von den Vorteilen eines bestimmten Produktes überzeugen konnte, getroffen.

Selten werden Investitionsentscheidungen für die EDV im Kontext einer Gesamtstrategie getroffen. Der Grund liegt meist darin, daß die EDV nicht als das strategische Werkzeug Verwendung findet, als das es einsetzbar ist, um den Unternehmenszielen zu dienen. Meist auch deshalb, weil die umfangreichen Möglichkeiten, EDV-Systeme für das erfolgreiche Umsetzten der Unternehmensziele zu nutzen, nicht bekannt sind. Das führt sehr oft auch zu Fehlinvestitionen oder zu nicht Ausnutzung von Möglichkeiten, vergleichbar mit der Investition in eine Maschine mit veralteter Technologie.

 

Ein Beispiel

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Anfang des Jahres wurde von einer Firma im Fertigungsbereich festgelegt, daß man mittelfristig vor allem in der Administration Kosten einsparen müsse. Deshalb sollte eine Auftragsabwicklungssoftware angeschafft werden. Es wurde die Software eines renommierten Herstellers ausgewählt, und beim Einkauf konnten gute Rabatte ausgehandelt werden. Die Installation lief problemlos und auch die neu eingeschulten Mitarbeiter waren von der Handhabung beeindruckt.

Nach einigen Monaten problemlosen Einsatzes, stellte man fest, daß die Administration am meisten vereinfacht werden könnte und auch die Fehlerhäufigkeit minimiert werden könnte, wenn man die Auftragsabwicklung mit den Anwendungen für die Fertigung verbinden könnte. Leider stellte sich heraus, daß keine leicht adaptierbaren Schnittstellen vorhanden waren und die Anpassungen der Schnittstellen mehr kosten würden als das gesamte Softwarepaket.

Neben Kosteneinsparungen, wollte man auch den Umsatz durch neue Vertriebswege erweitern. Als einen neuen wesentlichen Vertriebsweg, definierte man im Laufe des Jahres den Online-Vertrieb über Internet. Über Internet sollten primär Partnerfirmen die Möglichkeit bekommen, Bestellungen rasch und auch außerhalb der Bürozeiten durchzuführen und weiters sollte die Fehlerrate beim Ausfüllen der Bestellformulare durch Online-Eingabeprüfungen minimiert werden. Leider war die neu angekaufte Software auch für diesen Anwendungsfall nicht geeignet.

Mit professioneller Unterstützung wurde nun eine Analyse des bestehenden Systems gemacht, und die Stärken und Schwächen erarbeitet. Dabei wurden noch einige Anforderungen mehr definiert, die das neue System nicht abdecken konnte. Abgeleitet von den bereits definierten mittelfristigen Unternehmenszielen (Kosteneinsparung in der Administration, Umsatzsteigerung über zusätzliche Vertriebskanäle) und der Stark-/Schwachstellenanalyse, wurden die Ziele für den EDV-Einsatz definiert. Mit diesem Wissen im Hintergrund wurden mögliche EDV-Konzepte diskutiert und entsprechende Kosten-/Nutzenanalyse erstellt. Die daraus erarbeitete EDV-Strategie, diente in der Folge als Grundlage für die Evaluierung einer neuen Software. Die danach neu angeschaffte Software kostete weniger als die zuerst angeschaffte und mit den Anpassungsarbeiten nur knapp mehr als die ursprüngliche Lösung. Was jedoch noch wichtiger war, der "break even point" war nach 16 Monaten erreicht, da das Mehr an Auftragseingänge mit weniger Administrationsaufwand bewältigbar war.

 

 

Unser Angebot

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Wir erarbeiten mit Ihnen Ihre EDV-Strategie, die sie bei der Umsetzung Ihrer Unternehmensziele unterstützt. Ob es um Kosteneinsparungen, Umsatzsteigerungen oder Qualitätsverbesserungen geht, wir helfen Ihnen, die richtigen Schritte für Ihre EDV-Planung zu definieren. Folgendes Vorgehen hat sich bewährt:

  • Stark-/Schwachstellenanlyse
  • Gemeinsam mit Ihnen werden Ziele definiert
  • Gemeinsam mit Ihnen werden Alternative Konzepte zur Zielerreichung diskutiert
  • Für die Konzepte werden die organisatorischen Auswirkungen diskutiert
  • Für die jeweiligen Konzepte wird eine Kosten-/Nutzen-Rechnung angestellt
  • Eine EDV-Strategie wird definiert
 

Ihr Vorteil

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  • Ein EDV-System, das Ihren Anforderungen entspricht
  • Kosten für ein EDV-System, das sie auch wirklich brauchen
  • Ein EDV-System, das Sie bei der Verwirklichung Ihrer Unternehmensziele unterstützt
  • Ein EDV-System, das für Erweiterungen offen ist
  • Ein EDV-System, das nicht aus Insellösungen besteht, sondern wo die einzelnen Komponenten ineinander greifen.
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